Dans de nombreuses collectivités territoriales et destinations touristiques, l’accessibilité numérique est aujourd’hui identifiée comme un enjeu structurant. Les sites web font l’objet d’audits, de correctifs, parfois de refontes complètes. Les équipes s’approprient progressivement le RGAA, la déclaration d’accessibilité est publiée, un schéma pluriannuel est rédigé. Pourtant, un angle mort persiste presque systématiquement : les documents PDF.
Délibérations, rapports annuels, formulaires administratifs, brochures touristiques, programmes culturels ou dossiers de presse sont encore très majoritairement diffusés sous forme de PDF. Or, dans la pratique, ces documents concentrent une part importante des non-conformités RGAA. Ils constituent même, dans de nombreux audits, le premier facteur d’inaccessibilité pour les personnes utilisant des technologies d’assistance.
Le paradoxe est bien connu : un PDF peut être parfaitement lisible à l’écran, visuellement soigné, cohérent graphiquement, tout en étant totalement inutilisable pour un lecteur d’écran. L’origine du problème ne tient pas à la mise en page, mais à la structure interne du document : titres absents ou mal hiérarchisés, absence de signets, ordre de lecture incohérent.
Cet article propose une lecture approfondie et pragmatique de ces trois notions clés. L’objectif n’est pas de fournir un tutoriel logiciel, mais de poser un cadre de compréhension adapté aux réalités des collectivités et des destinations touristiques, afin d’éviter de produire, parfois sans le savoir, des documents structurellement inaccessibles.
Pourquoi les PDF sont souvent le maillon faible de l’accessibilité numérique
Le PDF occupe une place particulière dans les usages numériques des organisations publiques. Il est perçu comme un format stable, officiel, imprimable et facilement diffusable. Cette perception explique en grande partie son omniprésence dans les pratiques documentaires.
Dans une collectivité, le PDF est utilisé pour des documents à forte valeur juridique ou administrative : arrêtés, délibérations, règlements, bilans, rapports. Dans une destination touristique, il est privilégié pour des brochures, des programmes saisonniers, des cartes, des guides ou des dossiers de presse.
Le problème ne vient pas du format en lui-même, mais de la manière dont il est produit. Dans de nombreux cas, le PDF est généré comme une simple sortie graphique : export depuis un outil de mise en page, scan d’un document papier, assemblage de contenus hétérogènes. L’accessibilité est alors pensée, au mieux, comme une contrainte visuelle : taille de police, contrastes, lisibilité générale.
Or, pour les technologies d’assistance, un PDF n’est pas une image figée mais une structure logique. Lorsque cette structure est absente ou incohérente, le document devient impraticable : navigation impossible, compréhension fragmentée, perte de sens.
C’est précisément ce décalage entre perception visuelle et réalité structurelle qui fait du PDF le maillon faible de nombreuses démarches d’accessibilité.
PDF accessible : de quoi parle-t-on concrètement ?
Un PDF accessible est un document dont la structure interne permet à tous les utilisateurs, y compris ceux utilisant un lecteur d’écran ou une plage braille, d’accéder à l’information de manière équivalente.
Concrètement, cela signifie que le document contient des balises sémantiques : titres hiérarchisés, paragraphes identifiés, listes structurées, tableaux correctement définis, liens explicites. Ces balises ne sont pas visibles à l’écran, mais elles sont indispensables pour la lecture assistée.
Il est important de distinguer plusieurs situations souvent confondues.
Un PDF scanné, même après reconnaissance de caractères (OCR), n’est pas nécessairement accessible. L’OCR permet de rendre le texte sélectionnable, mais il ne crée pas automatiquement une structure logique exploitable.
Un PDF balisé de manière partielle, avec quelques titres ou repères, peut donner une illusion d’accessibilité sans garantir une navigation correcte.
Un PDF réellement accessible repose sur une structuration complète et cohérente, pensée dès la conception du document.
Cette distinction est essentielle, car elle conditionne la conformité RGAA, mais aussi la capacité réelle des usagers à consulter les documents diffusés.
Structurer les titres : la base de la navigation pour les lecteurs d’écran
Le rôle fondamental des titres
Dans un PDF accessible, les titres jouent un rôle comparable aux titres HTML sur une page web. Ils permettent aux utilisateurs de comprendre l’organisation du contenu et de naviguer rapidement entre les sections.
Un lecteur d’écran offre généralement des fonctionnalités de navigation par titres. L’utilisateur peut afficher la liste des titres du document, passer de l’un à l’autre, ou ignorer des sections entières. En l’absence de titres structurés, cette navigation devient impossible.
Le document est alors lu de manière linéaire, du premier au dernier caractère, ce qui est particulièrement problématique pour les documents longs.
Hiérarchie et cohérence des niveaux de titres
La structuration des titres repose sur une hiérarchie logique : un titre principal, puis des sous-titres de niveaux décroissants. Cette hiérarchie doit refléter la structure réelle du contenu.
Les erreurs les plus fréquentes consistent à utiliser des titres uniquement pour des raisons graphiques, à sauter des niveaux, ou à multiplier des titres de même niveau sans logique d’ensemble.
Un document bien structuré permet à un utilisateur non voyant de se représenter mentalement l’architecture du contenu, sans avoir besoin d’en parcourir chaque ligne.
Titres visuels et titres structurels : une confusion fréquente
Un texte en gras, agrandi ou centré n’est pas nécessairement un titre du point de vue de l’accessibilité. Sans balisage explicite, il sera lu comme un simple paragraphe.
Cette confusion est particulièrement fréquente dans les documents conçus avec des outils de mise en page graphique, où la notion de style visuel prime sur la structure sémantique.
Pour éviter cet écueil, il est indispensable de distinguer la mise en forme visuelle de la structure logique, et de s’assurer que chaque titre visible correspond à un titre balisé.
Les signets : rendre le document réellement navigable
Les signets constituent un second niveau de navigation, complémentaire aux titres. Ils apparaissent généralement sous forme de sommaire interactif dans les lecteurs PDF.
Dans les documents longs, les signets sont un levier majeur d’accessibilité et de confort d’usage. Ils permettent d’accéder directement à une section sans parcourir l’intégralité du document.
Pour les personnes utilisant des technologies d’assistance, les signets offrent une vue d’ensemble du document et facilitent l’orientation.
Les bonnes pratiques consistent à aligner les signets sur la structure des titres, à utiliser des libellés explicites et à éviter une profondeur excessive qui nuirait à la lisibilité.
L’absence de signets dans un document volumineux n’est pas systématiquement bloquante au sens strict du RGAA, mais elle constitue un facteur important de dégradation de l’expérience utilisateur.
L’ordre de lecture : le point le plus critique et le plus mal compris
L’ordre de lecture correspond à la séquence dans laquelle les éléments du document sont lus par un lecteur d’écran. Cet ordre peut différer radicalement de l’ordre visuel.
Dans de nombreux PDF, notamment ceux comportant des colonnes, des encadrés ou des éléments graphiques complexes, l’ordre de lecture est incohérent : le texte est lu de manière fragmentée, sans respect de la logique de lecture naturelle.
Ce problème est souvent invisible pour les personnes voyantes, mais il rend le document incompréhensible pour les utilisateurs de lecteurs d’écran.
Corriger l’ordre de lecture suppose de comprendre la structure du document et de vérifier que les éléments sont organisés dans un flux logique : titre, paragraphe, illustration associée, puis section suivante.
C’est généralement sur ce point que se concentrent les non-conformités les plus critiques lors des audits.
PDF bureautique et PDF graphique : deux niveaux de complexité
Les documents produits à partir d’outils bureautiques comme Word ou LibreOffice peuvent, sous certaines conditions, être exportés en PDF accessibles. Ces outils intègrent des mécanismes de styles et de structuration qui facilitent le balisage.
À l’inverse, les PDF issus d’outils de mise en page graphique présentent une complexité accrue. La structuration doit être reconstruite manuellement, ce qui nécessite des compétences spécifiques et un temps de production plus important.
Cette distinction est essentielle pour définir une stratégie réaliste : tous les documents n’ont pas vocation à atteindre le même niveau d’accessibilité, mais tous doivent faire l’objet d’un arbitrage conscient.
PDF accessibles et RGAA : ce qui est réellement attendu
Le RGAA impose que les documents téléchargeables soient accessibles, sauf dérogation explicitement justifiée. Dans les faits, cela signifie que les documents diffusés au public doivent être conformes ou accompagnés d’une alternative accessible.
Les notions de charge disproportionnée et d’alternative sont souvent mal comprises. Elles ne constituent pas une exemption automatique, mais un cadre strictement encadré.
Un document PDF inaccessible ne peut être considéré comme conforme simplement parce qu’il est ancien ou volumineux. La démarche attendue repose sur la transparence, la priorisation et la mise en place de solutions compensatoires.
Organisation interne : éviter de produire des PDF inaccessibles
La production de PDF accessibles ne relève pas uniquement de la technique. Elle suppose une organisation claire et une répartition des responsabilités.
Les contributeurs doivent être sensibilisés aux bonnes pratiques de structuration. Les communicants doivent disposer de modèles et de gabarits adaptés. Les prestataires doivent être encadrés par des exigences explicites.
Sans cette organisation, les erreurs se reproduisent, même dans des structures engagées dans une démarche RGAA.
Faut-il toujours produire un PDF ?
La question mérite d’être posée. Dans de nombreux cas, une page HTML accessible constitue une alternative plus pertinente, tant en termes d’accessibilité que de référencement et de mise à jour.
Le PDF conserve toutefois une légitimité pour certains usages spécifiques. L’enjeu n’est pas de l’exclure, mais de l’utiliser à bon escient, en connaissance de ses contraintes.
Cas concrets : collectivités et destinations touristiques
Une collectivité diffusant un rapport annuel de plusieurs centaines de pages peut choisir de rendre accessibles les parties stratégiques, tout en proposant des alternatives sur demande pour les annexes techniques.
Une destination touristique peut privilégier des pages web accessibles pour les informations pratiques et réserver le PDF à des supports de communication ponctuels, correctement structurés.
Ces choix relèvent d’une stratégie éditoriale et non d’une simple contrainte technique.
Ce qu’il faut retenir
Les titres, les signets et l’ordre de lecture ne sont pas des détails techniques. Ils constituent le socle de l’accessibilité des documents PDF. Ignorer ces éléments revient à produire des documents structurellement inaccessibles, même s’ils semblent visuellement irréprochables.
Une approche progressive, outillée et organisée permet d’éviter ces écueils et de sécuriser la diffusion des documents publics.
FAQ
Qu’est-ce qu’un PDF accessible selon le RGAA ?
Un PDF accessible est un document structuré de manière à être lisible et navigable par les technologies d’assistance, conformément aux critères du RGAA.
Un PDF scanné est-il accessible ?
Non. Un PDF scanné peut être partiellement lisible après OCR, mais il n’est pas accessible sans structuration sémantique.
Les signets sont-ils obligatoires ?
Ils ne sont pas systématiquement obligatoires, mais fortement recommandés pour les documents longs.
Comment vérifier l’ordre de lecture d’un PDF ?
L’ordre de lecture peut être vérifié à l’aide d’outils spécialisés ou de lecteurs d’écran, en observant la séquence de lecture réelle.
Faut-il rendre accessibles tous les PDF existants ?
La priorité doit être donnée aux documents diffusés activement et à forte valeur d’usage, dans une logique de progressivité.
Peut-on remplacer un PDF inaccessible par une page HTML ?
Oui, à condition que la page HTML fournisse une information équivalente et accessible.
Qui est responsable de l’accessibilité des PDF ?
La responsabilité est collective : elle implique les équipes internes, les prestataires et la gouvernance numérique.
Quels documents posent le plus de problèmes ?
Les documents graphiques complexes, les brochures touristiques et les PDF scannés sont les plus fréquemment concernés.
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